Lager

Die meisten kleinen Unternehmen, die mit physischen Waren handeln, investieren einen großen Teil ihres Kapitals in Lagerbestände.

Lagerbestand: Lager- und Bestandseinstellungen

In der ERP können Sie verschiedene Typen von Lagern einstellen um Ihre unterschiedlichen Artikel zu lagern. Die Auswahl kann aufgrund der Artikeltypen getroffen werden. Das kann ein Artikel des Anlagevermögens sein, ein Lagerartikel oder auch ein Fertigungsartikel.

Lagerartikel: Wenn Sie Lagerartikel dieses Typs in Ihrem Lagerbestand verwalten, erzeugt die ERP für jede Transaktion dieses Artikels eine Buchung im Lagerhauptbuch.
Standardlager: Das ist das Lager, welches automatisch bei Ihren Transaktionen ausgewählt wird.
Erlaubter Prozentsatz: Das ist der Prozentsatz der angibt, wieviel Sie bei einem Artikel überberechnen oder überliefern dürfen. Wenn er nicht vorgegeben ist, wird er aus den globalen Einstellungen übernommen.
Bewertungsmethode: Es gibt zwei Möglichkeiten den Lagerbestand zu bewerten. FIFO (first in - first out) und Gleitender Durchschnitt.

Serialisierter und chargenbezogener Lagerbestand

Die Nummerierungen helfen dabei einzelne Artikel oder Chargen individuell nachzuverfolgen. Ebenso können Garantieleistungen und Rückläufe nachverfolgt werden. Für den Fall, dass ein bestimmter Artikel von einem Lieferanten zurück gerufen wird, hilft die Nummer dabei, einzelne Artikel nachzuverfolgen. Das Nummerierungssystem verwaltet weiterhin das Verfalldatum. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Artikel nicht serialisieren müssen, wenn Sie die Artikel zu Tausenden verkaufen, und sie sehr klein sind, wie z. B. Stifte oder Radiergummis. In der ERP-Software müssen Sie die Seriennummer bei bestimmten Buchungen mit angeben. Um Seriennummern zu erstellen, müssen Sie die Seriennummern per Hand in Ihren Buchungen eintragen. Wenn es sich nicht um ein großes und haltbares Verbrauchsgut handelt, es keine Garantie hat und die Möglichkeit eines Rückrufs äußerst gering ist, sollten Sie eine Seriennummerierung vermeiden.

Wichtig: Sobald Sie einen Artikel als serialisiert oder als Charge oder beides markiert haben, können Sie das nicht mehr ändern, nachdem Sie eine Buchung erstellt haben. Diskussion zu serialisiertem Lagerbestand

Automatische Nachbestellung

Meldebestand bezeichnet eine definierte Menge an Artikeln im Lager, bei der nachbestellt wird. Nachbestellmenge bezeichnet die Menge an Artikeln die bestellt werden muss, um einen bestimmtem Lagerbestand zu erreichen.

Mindestbestellmenge ist die kleinstmögliche Menge, für die eine Materialanfrage / eine Einkaufsbestellung ausgelöst werden kann.

Artikelsteuer

Diese Einstellungen werden nur dann benötigt, wenn ein bestimmter Artikel einer anderen Besteuerung unterliegt als derjenigen, die im Standard-Steuerkonto hinterlegt ist. Beispiel: Wenn Sie ein Steuerkonto "Umsatzsteuer 19%" haben, und der Artikel, um den es sich dreht, von der Steuer ausgenommen ist, dann wählen Sie "Umsatzsteuer 19%" in der ersten Spalte und stellen als Steuersatz in der zweiten Spalte "0" ein.

Prüfkriterien

Kontrolle erforderlich: Wenn für einen Artikel eine Wareneingangskontrolle (zum Zeitpunkt der Anlieferung durch den Lieferanten) zwingend erforderlich ist, aktivieren Sie "Ja" bei den Einstellungen für "Prüfung erforderlich". Das Sytem stellt sicher, dass eine Qualitätskontrolle vorbereitet und durchgeführt wird bevor ein Kaufbeleg übertragen wird.
Kontrollkriterien: Wenn eine Qualitätsprüfung für den Artikel vorbereitet wird, dann wird die Vorlage für die Kriterien automatisch in der Tabelle Qualitätskontrolle aktualisiert. Beispiele für Kriterien sind: Gewicht, Länge, Oberfläche usw.

Einkaufsdetails

Lieferzeit in Tagen: Die Lieferzeit in Tagen bezeichnet die Anzahl der Tage die benötigt werden bis der Artikel das Lager erreicht.
Standard-Aufwandskonto: Dies ist das Konto auf dem die Kosten für den Artikel verzeichnet werden.
Standard-Einkaufskostenstelle: Sie wird verwendet um die Kosten für den Artikel nachzuverfolgen.

Verkausdetails

Standard-Ertragskonto: Das hier gewählte Ertragskonto wird automatisch mit der Ausgangsrechung für diesen Artikel verknüpft.
Standard-Vertriebskostenstelle: Die hier gewählte Kostenstelle wird automatisch mit der Ausgangsrechnung für diesen Artikel verknüpft.

Materialfluß

Es gibt drei Haupttypen von Buchungen:

Kaufbeleg: Artikel die das Unternehmen von Lieferanten aufgrund einer Einkaufsbestellung erhält.
Lagerbuchung: Artikel, die von einem Lager in ein anderes Lager übertragen werden.
Lieferschein: Artikel, die an Kunden versandt wurden.

Wie verfolgt die ERP Lagerbewegungen und Lagerstände?

Das Lager abzubilden bedeutet nicht nur, Mengen zu addieren und subtrahieren. Schwierigkeiten treten dann auf, wenn:

Zurückdatierte (vergangene) Buchungen getätigt/geändert werden: Dies wirkt sich auf zukünftige Lagerstände aus und könnte zu negativen Beständen führen.
Das Lager basierend auf der FIFO(Firts-in-first-out)-Methode bewertet werden soll: Die ERP benötigt eine Reihenfolge aller Transaktionen, um den exakten Wert Ihrer Artikel ermitteln zu können.
Lagerberichte zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit benötigt werden: Wenn Sie für Artikel X zu einem Zeitpunkt Y die Menge/den Wert in ihrem Lager nachvollziehen müssen.
Um dies umzusetzen, sammelt die ERP alle Bestandstransaktionen in einer Tabelle, die als Lagerhauptbuch bezeichnet wird. Alle Kaufbelege, Lagerbuchungen und Lieferscheine aktualisieren diese Tabelle.

Materialanfrage

Eine Materialanfrage ist ein einfaches Dokument, welches einen Bedarf an Artikeln (Produkte oder Dienstleistungen) für einen bestimmten Zweck erfasst.

Workflow

Um eine Materialanfrage manuell zu erstellen, gehen Sie bitte zu:

Lagerbestand > Dokumente > Materialanfrage > Neu

Materialanfrage erstellen

Screenshot - Materialanfrage

Eine Materialanfrage kann auf folgende Arten erstellt werden:

Automatisch aus einem Kundenauftrag heraus.
Automatisch, wenn die projizierte Menge eines Artikels in den Lagern einen bestimmten Bestand erreicht.

Wenn Ihre Artikel Bestandsposten sind, müssen Sie überdies das Lager angeben, auf welches diese Artikel geliefert werden sollen. Das hilft dabei die projizierte Menge für diesen Artikel im Auge zu behalten.

Es gibt folgende Typen von Materialanfragen:

Einkauf Wenn das angefragte Material eingekauft werden muss.

Materialtransfer Wenn das angefragte Material von einem Lager auf ein anderes Lager übertragen werden muss.

Materialausgabe - Wenn das angefragte Material ausgegeben werden soll.

Info: Eine Materialanfrage ist nicht zwingend erforderlich. Sie ist ideal, wenn Sie ihren Einkauf zentralisiert haben, damit Sie diese Anfragen von verschiedenen Niederlassungen sammeln können.

Lagerbuchung

Eine Lagerbuchung ist ein einfaches Dokument, welches Sie Lagerbewegungen aus einem Lager heraus, in ein Lager hinein oder zwischen Lagern aufzeichnen lässt.

Wenn Sie eine Lagerbuchung erstellen möchten, gehen Sie zu:

Lagerbestand > Dokumente > Lagerbuchung > Neu

Screenshot - Lagerbuchung

Lagerbuchungen können aus folgenden Gründen erstellt werden:

Materialentnahme:
Wenn das Material ausgegeben wird (ausgehendes Material).

Materialannahme
Wenn das Material angenommen wird (eingehendes Material).

Materialübertrag
Wenn das Material von einem Lager in ein anders Lager übertragen wird.

Materialübertrag für Herstellung
Wann das Material in den Fertigungsprozess übertragen wird.

Herstellung
Wenn das Material von einem Fertigungs-/Produktionsarbeitsgang empfangen wird.

Umpacken
Wenn der/die Originalartikel zu einem neuen Artikel verpackt wird/werden.

Zulieferer
Wenn das Material aufgrund einer Untervergabe ausgegeben wird.

In einer Lagerbuchung müssen Sie die Artikelliste mit all Ihren Transaktionen aktualisieren. Für jede Zeile müssen Sie ein Ausgangslager oder ein Eingangslager oder beides eingeben (wenn Sie eine Bewegung erfassen).

Zusätzliche Kosten

Wenn die Lagerbuchung eine Eingangsbuchung ist, d. h. wenn ein beliebiger Artikel an einem Ziellager angenommen wird, können Sie zusätzliche Kosten erfassen (wie Versandgebühren, Zollgebühren, Betriebskosten, usw.), die mit dem Prozess verbunden sind. Die Zusatzkosten werden berücksichtigt, um den Wert des Artikels zu kalkulieren.

Um Zusatzkosten hinzuzufügen, geben Sie die Beschreibung und den Betrag der Kosten in die Tabelle Zusatzkosten ein.

Screenshot - Lagerbuchung Zusatzlkosten

Die hinzugefügten Zusatzkosten werden basierend auf dem Grundwert der Artikel proportional auf die erhaltenen Artikel verteilt. Dann werden die verteilten Zusatzkosten zum Grundpreis hinzugerechnet, um den Wert neu zu berechnen.

Screenshot - Lagerbuchung Preis für Artikelvarianten

Wenn die laufende Inventur aktiviert ist, werden Zusatzkosten auf das Konto "Aufwendungen im Wert beinhaltet" gebucht.

Screenshot - Zusatzkosten Hauptbuch

Lieferschein

Ein Lieferschein wird dann erstellt, wenn ein Versand vom Lager der Firma statt findet.

Normalerweise wird eine Kopie des Lieferscheins der Sendung beigelegt. Der Lieferschein beinhaltet die Auflistung der Artikel, die versendet werden, und aktualisiert den Lagerbestand.

Die Buchung zum Lieferschein ist derjenigen zum Kaufbeleg sehr ähnlich. Sie können einen neuen Lieferschein erstellen über:

Lagerbestand > Dokumente > Lieferschein > Neu

oder aber über eine "übertragene" Kundenbestellung (die noch nicht versandt wurde) indem Sie auf "Lieferschein erstellen" klicken.

Screenshot - Lieferschein

Sie können die Details auch aus einer noch nicht gelieferten Kundenbestellung "herausziehen".

Sie werden bemerken, dass alle Informationen über nicht gelieferte Artikel und andere Details aus der Kundenbestellung übernommen werden.

Pakete oder Artikel mit Produkt-Bundles versenden

Wenn Sie Artikel, die ein Produkt-Bundle beinhalten, versenden, erstellt Ihnen die ERP automatisch eine Tabelle "Packliste" basierend auf den Unterartikeln dieses Artikels.

Wenn Ihre Artikel serialisiert sind, dann müssen Sie für Artikel vom Typ Produkt-Bundle die Seriennummer in der Tabelle "Packliste" aktualisieren.

Artikel für Containerversand verpacken

Wenn Sie per Containerversand oder nach Gewicht versenden, können Sie die Packliste verwenden um Ihren Lieferschein in kleinere Einheiten aufzuteilen. Um eine Packliste zu erstellen gehen Sie zu:

Lagerbestand > Werkzeuge > Packzettel > Neu

Sie können für Ihren Lieferschein mehrere Packlisten erstellen und die ERP stellt sicher dass die Mengenangaben in der Packliste nicht die Mengen im Lieferschein übersteigen.

Frage: Wie druckt man ohne die Angabe der Stückzahl/Menge aus?

Wenn Sie Ihre Lieferscheine ohne Mengenangabe ausdrucken wollen (das ist dann sinnvoll, wenn Sie Artikel mit hohem Wert versenden), kreuzen Sie "Ohne Mengenangabe ausdrucken" im Bereich "Weitere Informationen" an.

Frage: Was passiert, wenn der Lieferschein "übertragen" wurde?

Für jeden Artikel wird eine Buchung im Lagerhauptbuch erstellt und der Lagerbestand wird aktualisiert. Ebenfalls wird die Ausstehende Menge im Kundenauftrag (sofern zutreffend) aktualisiert.

Kaufbeleg

Kaufbelege werden erstellt, wenn Sie Material von einem Lieferanten annehmen, normalerweise aufgrund einer Einkaufsbestellung.

Sie können Kaufbelege auch direkt annehmen (Setzen Sie hierfür "Kaufbeleg notwendig" in den Einkaufs-Einstellungen auf "Nein").

Sie können einen Kaufbeleg direkt erstellen über:

Lagerbestand > Dokumente > Kaufbeleg > Neu

oder aus einer "übertragenen" Einkaufsbestellung heraus, in dem Sie auf die Schaltfläche "Kaufbeleg erstellen" klicken.

Screenshot - Kaufbeleg

Ausschuss

Im Kaufbeleg wird erwartet, dass Sie eingeben ob das gesamte erhaltene Material eine annehmbare Qualität aufweist (für den Fall, dass eine Wareneingangsprüfung statt findet). Wenn Sie Beanstandungen haben, müssen Sie die Spalte "Menge Ausschuss" in der Tabelle der Artikel aktualisieren.

Wenn Sie aussortieren, müssen Sie ein Ausschusslager angeben, mit dem Sie angeben, wo Sie die aussortierten Artikel lagern.

Qualitätsprüfung

Wenn für bestimmte Artikel eine Qualitätsprüfungen zwingend erforderlich sind (wenn Sie das z. B. so in den Artikelstammdaten angegeben haben), müssen Sie die Spalte Qualitätsprüfungsnummer (QA Nr) aktualisieren. Das System erlaubt Ihnen ein "Übertragen" des Kaufbelegs nur dann, wenn Sie die Qualitätsprüfungsnummer aktualisieren.

Umwandlung von Standardmaßeinheiten

Wenn die Standardmaßeinheit der Einkaufsbestellung für einen Artikel nicht gleich derjenigen des Lagers ist, müssen Sie den Standardmaßeinheit-Umrechnungsfaktor angeben.

Währungsumrechnung

Da sich der eingegangene Artikel auf den Wert des Lagerbestandes auswirkt, ist es wichtig den Wert des Artikels in Ihre Basiswährung umzurechnen, wenn Sie ihn in einer anderen Währung bestellt haben. Sie müssen (sofern zutreffend) einen Währungsumrechnungsfaktor eingeben.

Steuern und Bewertung

Einige Ihrer Steuern und Gebühren können sich auf den Wert Ihres Artikels auswirken. Zum Beispiel: Eine Steuer wird möglicherweise nicht zum Wert Ihres Artikels hinzugerechnet, weil Sie beim Verkauf des Artikels die Steuer aufrechnen müssen. Aus diesem Grund sollten Sie sicher stellen, dass in der Tabelle "Steuern und Gebühren" alle Steuern für eine angemessene Bewertung korrekt eingetragen sind

Seriennummern und Chargen

Wenn Ihr Artiel serialisiert ist oder als Charge verwaltet wird, müssen Sie die Seriennummer und die Charge in der Artikeltabelle eingeben. Sie dürfen verschiedene Seriennummern in eine Zeile eingeben (jede in ein gesondertes Feld) und Sie müssen dieselbe Anzahl an Seriennummern eingeben wie es Artikel gibt. Ebenfalls müssen Sie die Chargennummer jeweils in ein gesondertes Feld eingeben.

Frage: Was passiert, wenn der Kaufbeleg "übertragen" wurde?

Für jeden Artikel wird eine Buchung im Lagerhauptbuch vorgenommen. Diese fügt dem Lager die akzeptierte Menge des Artikels zu. Wenn Sie Ausschuss haben, wird für jeden Ausschuss eine Buchung im Lagerhauptbuch erstellt. Die "Offene Menge" wird in der Einkaufsbestellung verzeichnet.

Frage: Wie erhöht man den Wert eines Artikels nach Verbuchung des Kaufbelegs?

Manchmal weis man bestimmte Aufwendungen, die den Wert eines eingekauften Artikels erhöhen, erst nach einiger Zeit. Ein häufiges Beispiel ist folgendes: Wenn Sie Artikel importieren wissen Sie den Zollbetrag erst dann, wenn Ihnen der Abwicklungs-Agent eine Rechnung schickt. Wenn Sie diese Kosten den gekauften Artikeln hinzufügen wollen, müssem Sie den Einstandskosten-Assistenten benutzen. Warum Einstandskosten? Weil sie die Gebühren beinhalten, die Sie bezahlt haben, wenn die Ware in Ihren Besitz gelangt.

Artikel

Ein Artikel ist ein Produkt oder eine Dienstleistung Ihres Unternehmens. Die Bezeichnung Artikel ist genauso anwendbar auf Ihre Kernprodukte wie auch auf Ihr Rohmaterial. Es kann ein Produkt oder eine Dienstleistung sein, welche Sie von Lieferanten kaufen/an Kunden verkaufen. Die ERP versetzt sie in die Lage alle Arten von Artikeln wie Rohmaterial, Unterbeauftragungen, Fertigprodukte, Artikelvarianten und Dienstleistungsartikel zu verwalten. Die ERP ist auf die artikelbezogene Verwaltung Ihrer Ver- und Einkäufe optimiert. Wenn Sie sich im Bereich Dienstleistungen befinden, können Sie für jede Dienstleistung, die Sie anbieten, einen eigenen Artikel erstellen.

Artikeleigenschaften

Artikelname: Artikelname ist der tatsächliche Name Ihres Artikels oder Ihrer Dienstleistung.
Artikelcode: Der Artikelcode ist eine Kurzform um Ihren Artikel zu beschreiben. Wenn Sie sehr wenig Artikel haben, ist es ratsam den Artikelnamen und den Artikelcode gleich zu halten. Das hilft neuen Nutzern dabei, Artikeldetails in allen Transaktionen zu erkennen und einzugeben. Für den Fall, dass Sie sehr viele Artikel mit langen Namen haben, und die Anzahl in die Hunderte geht, ist es ratsam, zu kodieren.
Artikelgruppe: Artikelgruppe wird verwendet um einen Artikel nach verschiedenen Kriterien zu kategorisieren, wie zum Beispiel Produkte, Rohmaterial, Dienstleistungen, Unterbeauftragungen, Verbrauchsgüter oder alle Artikelgruppen. Erstellen Sie Ihre Standard-Artikelgruppen-Liste unter Lagerbestand > Einstellungen > Artikelgruppenstruktur und stellen Sie diese Option vorein, während Sie die Details zu Ihren neuen Artikeln unter Artikelgruppe eingeben.
Standardmaßeinheit: Das ist die Standardmaßeinheit, die in Verbindung mit Ihrem Produkt verwendet wird. Hierbei kann es sich um Stückzahl, kg, Meter, usw. handeln. Sie können alle Standardmaßeinheiten, die Ihr Produkt benötigt, unter Einstellungen > Lagerbestand > Einstellungen > Maßeinheit ablegen. Für das Eingeben von neuen Artikeln kann eine Voreinstellung getroffen werden, indem man % drückt um eine Popup-Liste der Standardmaßeinheiten zu erhalten.
Marke: Wenn Sie mehr als eine Marke haben, speichern Sie diese bitte unter Lagerbestand > Einstellungen > Marke und stellen Sie diese vorein, während Sie neue Artikel erstellen.
Variante: Eine Artikelvariante ist eine Abwandlung eines Artikels.